1. INTRODUCCIÓN
Para la Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas CORFAS, es importante dar a conocer cómo tratamos los datos personales de nuestros usuarios, proveedores, contratistas y colaboradores. Garantizando el correcto cumplimiento de cada uno de los lineamientos y consideraciones aquí expuestos.
De acuerdo con lo anterior el objetivo principal de esta Política de Protección de Datos es definir los lineamientos que serán aplicados por la Corporación, teniendo en cuenta lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales se divulgarán a todos los titulares de los datos recolectados en los diferentes procesos de la Cooperativa.
2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos, procedimientos y terceros que almacenen y procesen datos personales.
3. PRINCIPIOS
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, para su aplicación se tienen en cuenta los siguientes principios:
a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
4. TRATAMIENTO DE DATOS Y FINALIDAD
La información recolectada por la Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas CORFAS, tiene la finalidad de gestionar directamente o a través de un tercero los datos personales de acuerdo con el objeto de la Corporación y al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas por la ley 1581 de 2012 y éstos serán utilizados para las siguientes finalidades:
4.1 USUARIOS
a. Recolectar, almacenar, consultar, reportar y entregar la información relacionada con los datos personales para que con todos los aliados internacionales, empresas y/o entidades públicas y privadas con que la Corporación tenga convenios vigentes, cooperen al desarrollo del objeto y fines sociales que persiguen las entidades que pertenecen al sector, así mismo el derecho que asiste de solicitar rectificación y actualización de la información cuando esta no corresponda con la realidad, sin que este derecho implique revocatoria alguna a las autorizaciones conferidas a CORFAS.
b. CORFAS en calidad de acreedor de cualquiera de las obligaciones que contraiga el usuario en el futuro con la Corporación, está en la autoridad directamente o a través de un tercero de consultar, solicitar, suministrar, reportar, proceder y divulgar toda la información personal y la relacionada al comportamiento crediticio, financiero y comercial a las centrales de información debidamente constituidas en Colombia o cualquier otra entidad que con el mismo fin se establezca en el futuro.
c. Utilizar directamente o a través de terceros la información entregada por los usuarios para enviar información comercial y de servicios de la Corporación, así como de las empresas con las que suscriba convenios para la prestación de servicios, dirigido a los usuarios a través de correos electrónicos, mensajes de texto, comunicación telefónica fija y móvil correspondencia a las direcciones registradas y a las que a futuro CORFAS identifique como sitios de localización.
d. Los usuarios en virtud de las obligaciones económicas adquiridas con la Corporación, en el caso que presenten mora, CORFAS entregará los datos correspondientes a la identificación, domicilio, contacto y estado de las obligaciones, con el fin de efectuar gestiones de cobro jurídico o prejurídico según corresponda a los abogados de gestión de cobranza contratados para tal efecto.
e. La Corporación mantendrá dentro de sus bases datos la información personal y de contacto con el fin de contactar a los usuarios para entregar información de carácter comercial relativa a la reactivación de los servicios de la entidad.
f. La Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas Corfas, estará en la autoridad de destruir los títulos valores que instrumentalicen los créditos solicitados que se encuentren en estado cancelado, si dentro del año siguiente a la cancelación de los mismos, el usuario no realiza una reclamación de dicho documento.
g. A pesar de la pérdida de un usuario, CORFAS mantendrá los datos personales con el fin de dar a conocer beneficios, información comercial y buscar la posibilidad de vinculación a la Corporación nuevamente. Cuando en algún evento organizado por la Corporación se recolecten datos personales de posibles usuarios, estos podrán ser contactados con posterioridad para culminar el proceso de ofrecimiento de beneficios, productos y servicios.
4.2 PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ALIADOS
Cumplir con normas legales establecidas de conocimiento de los aliados y proveedores, estipuladas en las políticas o reglamentos de la Corporación, así como actualizar la información según objeto contractual y de efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas, y comportamiento relacionado con el objeto contratado.
4.3 CANDIDATOS Y TRABAJADORES
La información de los trabajadores tiene como finalidad cumplir con todas las obligaciones que como empleador tiene la Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas CORFAS, en especial con el cargue de información para la elaboración de contratos de trabajo, generación de reportes ante entidades de control, extracción de información personal de los empleados para realizar los pagos al sistema general de seguridad social y generación de novedades para el pago de nómina de los empleados. La información de candidatos contenida en la hoja de vida, se utiliza con el fin de evaluar su posible vinculación como colaboradores de la Corporación.
Asimismo, y con el fin de extender los beneficios que ofrece CORFAS a sus usuarios, se utilizaran los datos personales de los trabajadores para dar a conocer los mismos y promover el bienestar de los colaboradores.
5. DERECHOS DE LOS USUARIOS
El usuario tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. También puede solicitar el registro de autorización para el tratamiento de datos tal como lo menciona el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
El titular podrá ser informado, con previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Tiene el derecho para revocar y solicitar el retiro de sus datos cuando él lo desee o cuando no se cumpla con la política de tratamiento de datos personales. Sin embargo, toda solicitud de supresión o revocatoria no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El titular podrá hacer cualquier solicitud a través de los medios de contacto de CORFAS.
El titular puede presentar ante la alcaldía quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO
La Corporación solicitará al titular la autorización de los datos necesarios a través de medios físicos (Formularios suministrados) o medios electrónicos (Página Web, Whatsapp, Redes Sociales y Aplicaciones), de forma verbal o telefónica o cualquier otro medio que permita su posterior consultar y garantizar al titular el consentimiento del tratamiento de su información, para la prestación de los servicios, adquisición de productos, vinculación y demás procesos requeridos por CORFAS, y será informado a través del medio en el que le fueron solicitados.
La Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas Corfas únicamente podrá suministrar información a los titulares, causahabientes o representantes legales, entidades públicas o administrativas ya sea por funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o la ley.
7. DEBERES DE CORFAS
La Corporación como responsable de la información y/o encargada del tratamiento cumple con los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular, en todo momento el derecho al Habeas Data.
b. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de controlar accesos no autorizados, pérdida y divulgación de la información.
c. Actualizar o suprimir los datos almacenados siempre garantizando la integridad de estos, de acuerdo con lo que estipula la Ley.
d. Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley.
e. Definir un programa integral de gestión de datos personales, el cual está compuesto por políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley en cuanto a Protección de Datos Personales.
f. Hacer el registro de bases de datos, de acuerdo con las definiciones dadas por la Alcaldia.
g. Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de que la información de los titulares haya sido expuesta por incidentes de seguridad de la Información (Virus, ataques informáticos, entre otros).
8. CONDICIONES
Los datos almacenados son protegidos en los diferentes sistemas de acuerdo con las Políticas de Seguridad de la información definidas por la Corporación, mitigando el acceso no autorizado que permita divulgar, conocer, modificar, eliminar o destruir información almacenada en nuestras bases de datos.
8.1 TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
CORFAS de acuerdo con las finalidades descritas en este documento y sujeto a los procedimientos legales por el gobierno de Colombia, podrá transferir información personal del titular a las entidades: gubernamentales, de justicia, de impuestos, entidades promotoras de salud, de pensión, parafiscales, administradoras de riesgos laborales y las entidades que ejecuten servicios de la Corporación según les aplique, dando cumplimiento a la seguridad que está requiere en la transmisión.
8.2 VIGENCIA
El titular podrá revocar su autorización del tratamiento de la información personal una vez haga la solicitud a CORFAS, por los medios establecidos y mencionados en este documento y de acuerdo con lo que determina la ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales; sin embargo, toda solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
8.3 VIGENCIA
Toda modificación de la política de protección de datos personales de la Corporación Fondo de Apoyo de Empresas Asociativas CORFAS, será informada por medio de la página web, aplicaciones y redes sociales.